خطوات عمل شركة للكمبيوتر من واقع خبرة الاصدقاء

يقول احد الاصدقاء فى هذا المجال
نظراً للرغبة الشديدة لكثير من الإخوة في العمل في مجال تجارة الكمبيوتر فإنني تلبية لطلبهم أحاول في الصفحات التالية أن أقدم ما لدي من خبرات متواضعة في هذا المجال الذي ارتبطت به لسنوات عديدة ساهمت فيها ببناء العديد من الشركات ووجهت البعض للعمل بهذا المجال .وارتباطي بهذا المجال (مجال تكنولوجيا المعلومات) ناتج عن عملي في غالب مجالاته تقريباً ، بدءاً من الاستخدام ثم الاستخدام المحترف ثم التصميم والبرمجه (بأكثر من لغة ولله الفضل) ومروراً بالتدريب ثم تحليل النظم .. وعلى الطرف الآخر التجارة في الكمبيوتر والصيانة فالإستيراد .وأريد أن أوضح مسبقاً أنني لا أتكلم هنا عن دراسة جدوى بالمفهوم النظري وإنما سأتكلم عن عصارة خبرة في هذا المجال ارتكبت فيها كثير من الأخطاء وتعرضت فيها لكثير من المشكلات والتجارب الناجحة والغير ناجحة وتعاملت فيها مع أنماط شتى من الناس .. وكنت أحياناً أجد المستشار المخلص الذي يقوم من سلوكي وفي أحيان كثيرة كنت أفتقده . ورأيت فيها الكثيرين ممن لم يستمعوا للنصح ومن رغبوا في المواجهة وحدهم وبدون خبرة فاصطدموا بالسوق وما فيه مما لا يخفى على أحد فانجرفوا وراء أهوائهم وأهواء عملائهم فتعبوا وأتعبوا الناس معهم .ولا أصف نفسي بالخبير العالم بدقائق الأمور ولكني ملاحظ أعتبر الفشل تجربة غير موفقة لكن مفيدة والنجاح تجربة موفقة قد تنجح في زمان ومكان ما وقد لا تنجح في زمان ومكان آخر .إذن فالأمر ليس بالخبرة وحدها ولكن بالاستفادة بهذه الخبرة وتحويلها إلى برنامج عملي يطبق فوراً ، فقد تكون الخبرة ابتسامة رأيتها في وجه بائع فتعلمت منه كيف تكون خدمة العملاء وكيف تجمع القلوب وتحقق العلاقات الإنسانية ما لا يتحقق بالمعاملات التجارية المجردة من أي أحاسيس ومشاعر أو بالجملة قل الجافة ((ولو كنت فظاً غليظ القلب لانفضوا من حولك)) .وأهيب بإخواني الكرام عدم التعجل واستباق الخطى نحو السؤال عما لم يحن وقته بعد ويمكننا مناقشة ما قد ذكر ، وأرحب بأي نقد أو تعديل فما كان خير فمن عند الله وما كان من ذلل فمني ومن الشيطان . فلنمشي معاً سوياً رحلة تبدأ من بدء التفكير في المشروع حتى النجاح بإذن الله وتوفيقه .
.: المحطة الأولى : قبل البدء :.
--------
من فضلك اجلس في ركن منزوي من الغرفة .. اخفض الأنوار .. أغلق عينيك .. واستحضر نيتك من اقامة المشروع .. وحاول أن تخلص النوايا لله وتعددها بقدر ما تستطيع وأن تجددها باستمرار ..
نصيحة رقم 1 : بحسب نيتك و بقدر إخلاصك .. يكون بإذن الله نجاحك ..
-------------------------
.: المحطة الثانية : ماذا أريد؟ :
دار هذا الحوار بين "س" و "ص" :
س : أفكر في مشروع شركة كمبيوتر ..
ص : أي نوع من شركات الكمبيوتر ؟
س : وهل توجد أنواع من شركات الكمبيوتر ؟
ص : بالتأكيد .. هناك شركة لبيع مستلزمات وقطع غيار الكمبيوتر (جملة قطاعي)، وهناك شركة لصيانة قطع غيار الكمبيوتر، وهناك أخرى لتركيب وصيانة الشبكات، وهناك شركة للكتابة والطباعة، وهناك أخرى للتصميم الهندسي، وهناك أخرى للبرمجة وأخرى لتصميم المواقع وأخرى لـ .... ، فأيهم تريد ؟!
.---------------------------------
البعض يخلط بين أنواع شركات الكمبيوتر ويظن أن أي شركة يوجد فيها أجهزة كمبيوتر هي شركة كمبيوتر .. وهذا الخلط يسبب عدم وضوح الرؤية عند التنفيذ والتركيز على أشياء قد لا تهم وتكون عبئاً عليك في مقابل التضحية بأشياء قد تكون أكثر أهمية .. وقد حدث معي من قبل مشكلات بسبب التشتت في العمل نتيجة استحساني لأمور وانهماكي فيها ووجدت بعد مدة طويلة أنه لا طائل منها !!إذن نحن نتكلم عن وضوح الرؤية .. ماذا أريد .. ولمن أتوجه ؟*****************************
.: المحطة الثالثة : الدراسة الفنية ؟ :.
---------------------------------
حجم المشروع :هل مشروعك كبير أم متوسط أم صغير ؟هل هو محل صغير أم شركة متوسطة بمخزن صغير أم شركة كبيرة بمخزن كبير ؟ما هي طموحاتي المستقبلية للتوسع (شركة كبيرة – سلسلة محلات تجزئة – سنتر ضخم )*****************************
مكان المشروع :

مكان المشروع هو أكبر دعاية للمشروع ، وتحديد المكان يتم على أساس نوع النشاط وحجمه وينبني عليه حجم رأس المال ..بمعنى : لو كان نطاق عملك بيع الجملة فأنت لا تحتاج لمكان مميز بل يمكن ألا يكون المكان معروف إلا للعملاء (الذين هم تجار تجزئة) ، وقد كنت أندهش في بداية عملي في هذا المجال من بعض الشركات التي لا تضع حتى يافطة تدل عليها وكانوا يدلونني عليها بصفتها شركة كبيرة ومستوردة ، فعلمت بعد ذلك أن مثل تلك الشركات لا تهتم بهذه الأمور لعدم حاجتها للعملاء العابرين .أما لو كنت ستتعامل مع المستخدم النهائي (End User) فأنت تحتاج إلى مكان يسهل للعميل الوصول إليه بدون صعوبة وحتى العميل المار (الطياري بالعامية المصرية) يمكنه الوصول لك بسهولة وبدون سابق معرفة .ابحث عن أماكن تجمع المستهلكين وأماكن الكتل السكنية الكبيرة وأماكن مرور الموظفين وبالقرب من الأسواق وعلى طريق المارة ..وبعد اختيار المكان ومعرفة تكلفته (إيجار أو تمليك) تكون قد عرفت حجم مشروعك ولمن يتوجه ومؤشر حجم رأس المال المستثمر حيث يكون المكان أحد ركائزه الكبرى ..

*****************************

تجهيز المكان :

بعد تحديد المكان ومساحة العمل قم باختيار الديكور الملائم لشركتك أو محلك ..ولاختيار الديكور الملائم يجب ألا تكون مغتراً بذوقك وحدك وتأخذ قرارك منفرداً بل قم باستشارة من تعرف عنه الحس الراقي في الجماليات ، وقم بملاحظة نظرائك واستأنس بأذواقهم دون تقليد لأحد .اختر لوناً مميزاً تعرف به .. شركة فودافون مشهورة بالأحمر .. موبينيل بالبرتقالي .. اتصالات بالأخضر .. بي تك بالكحلي .. بيبسي بالأزرق .. إلخ .كل شركة لها لون مميز تعرف به .. فكلما رأيت اللون تذكرت الشركة بدون حتى قراءة الإسم .. أليس كذلك ؟لا تستصغر شركتك .. فكل شيء يبدأ صغيراً ويكبر مع الزمن .. فارفع من سقف طموحك .. وأنت كما تعتقد نفسك !قد تكون هناك بعض الديكورات البسيطة يدوية الصنع والغير مكلفة فلماذا لا تستفيد بها في تجهيز شركتك بدلاً من الديكورات باهظة التكاليف التي تستهلك الكثير من رأس مالك وتأخذ الكثير من وقتك .اهتم كذلك بواجهة العرض وأكثر من تنوع المعروض فهذا يشعر العميل بالثقة في أنه في المكان المناسب الذي سيجد فيه جميع احتياجاته .الأثاث كلما كان بسيطاً كلما كان أفضل .. ولتدع مساحات كافية للحركة خاصة في صالة البيع .نصيحة رقم 2 : " ارفع من سقف طموحك .. وأنت كما تعتقد نفسك !"
*****************************
في الحلقة الثانية .. المستلزمات الفنية .. رأس المال .. البضاعة ..
*****************************************************************************
الحلقة الثانية :
--------------
الصورة القانونية للشركة :
هناك أنواع عديدة من الشركات تختلف بحسب الظروف المحيطة بتكون كل شركة ..
هناك شركات الأفراد :- وهي التي يكون مالكها فرد واحد
وشركة التضامن : ويملكها أكثر من واحد
وشركة التوصية البسيطة : ويملكها أكثر من واحد ومنهم من يكون موظفاً حكومياً
وشركة المساهمة : وهي لعديد من اشركاء ويمكن لأي شخص الإنضمام لها
وشركة ذات مسئولية محدودة : وهي لعدد محدود من الشركاء ولا يمكن الانضمام لها
(وهي من أقوى الشركات ولها فرص استثمارية جيدة)
**********************************************

خطوات تسجيل الشركة قانونياً (البيانات هنا مرتبطة بمصر) :

---------------------------------------

المطلوب: ( رخصة مجلس المدينة – البطاقة الضريبية – السجل التجاري)

تراخيص الجهات الحكومية بالترتيب :
1- رخصة مجلس المدينة :وهي تطلب منك تصريحان :
أ) التأمينات الاجتماعية: ويجب التأمين على المالك (لذلك يفضل ألا يكون موظفاً حكومياً ويمكن تسجيل الشركة باسم أحد الأفراد تفادياً للمتاهات الحكومية ثم عمل عقد بين الشركاء يتم تسجيله في الشهر العقاري وكتابة ورق ضد على الشريك المرخص باسمه الشركة )

ب) الإطفاء والحريق:ويلزم شرائك طفاية حريق لترخيصها لك وتدريبك على استعمالها
ملحوظة:
( اسخراج تراخيص المحال التجارية والصناعية من مجلس المدينة أو رئاسة الحي التابع له المكان ويسألون في كل التفاصيل الخاصة بترخيص المكان من حيث المستندات المطلوبة والمصروفات والاشتراطات .......... وننصح بعدم النقل للمكان الجديد قبل استخراج التراخيص أو الشروع فيها على الأقل لعدم الوقوع تحت طائلة القانون)

2- البطاقة الضريبية :
صورة البطاقة – صورة عقد العقار – صورة عقد الشركة (في حالة وجود شركاء)
3 – شهادة الغرفة التجارية :
ويجب أن تكون معك رخصة مجلس المدينة والبطاقة الضريبية
4- السجل التجاري :
وتحصل عليه بشهادة الغرفة التجارية ( يأخذ وقت في حالة شركات الكمبيوتر ويمكنك بدء النشاط بدونه مع استخراجه أثناء العمل )
ملحوظة :
( القيد الفردى:
1.شهادة ترخيص مزاولة من الغرفة التجارية.
2.اصل البطاقة الشخصية + صورة منها
.3.فى حالة التوكيل للغير اصل التوكيل + صورة منه
.ملحوظة: لا يجوز لموظفى الحكومة او القطاع العام عمل قيد بالسجل التجارى.يجوز للاجنبى استخراج سجل تجارى بنشاط التصدير فقط بعد الحصول على موافقة الامن.
الرسوم المقررة: 40 جنيه)
*****************************

المستلزمات الفنية :

المستلزمات الفنية: تتغير بتغير نوع الشركة ولو تكلمنا هنا على شركة صغيرة للبيع والصيانة فتكون المستلزمات كالتالي :

1- غرفة إدارة : مكتب – دولاب – خزينة – جهاز كمبيوتر )

2- غرفة صيانة : (معدات صيانة متنوعة – طاولة لوضع الأجهزة – جهاز كامل لاستخدامه في الصيانة)

3- مخزن : (أرفف – دواليب – دفاتر تسجيل وارد وصادر)

4- صالة عرض (فاترينات – أرفف – دواليب )

**********************************************

تجهيزات مكتبية :

-----------------

1- دفتر الوارد:ويحتوي على بيانات كل منتج تم دخوله الشركة موضحاً الآتي :

رقم الفاتورة - اسم المنتج – اسم النوع – تاريخ الشراء – الرقم التسلسلي – اسم المورد – تاريخ انتهاء الضمان .

2- دفتر الصادر :ويحتوي على بيانات كل منتج تم خروجه من الشركة موضحاً الآتي :

رقم الفاتورة - اسم المنتج – اسم النوع – تاريخ البيع – الرقم التسلسلي – اسم المشتري -تاريخ انتهاء الضمان

.3- وصولات مالية (شيكات أو وصولات أمانة ودفتر استلام نقدية)

4- دفتر قيود الحسابات المالية (الوارد والصادر)

ملحوظة : في حالة استخدام برنامج كمبيوتر للحسابات يفضل استخدام الدفاتر الورقية أيضاً معه .

*************************************************************

البرمجيات :

-------------

برنامج متخصص لإدارة المخزون والحسابات - نسخة ويندوز + نسخة أوفيس أصلية مرخصة

ونكمل بإذن الله في الحلقة الثالثة ..

------------------------------------------------------------------------------------

الحلقة الثالثة :

السوق والبضاعة :

بعد تجهيز الشركة لأن تكون مكاناً صالحاً للعمل والتعامل مع العملاء .. يبقى دراسة السوق ودراسة العملاء دراسة السوق :المستويات التي ستتعامل معها :

1- كبار تجار الجملة (في حالة الاستيراد)

2- تجار الجملة

(في حالة أنك تأخذ من المستورد مباشرة – وتبيع لتاجر التجزئة)

3- تجار التجزئة

(في حالة أنك ستبيع للمستهللك النهائي)

لكل مستوى من هذه المستويات متطلباته السوقية من حيث وجود العميل ورضائه بالتعامل معك ..

ولتضع في حسبانك أن تغيير قناعات عميلك وإقناعه بالتعامل معك هي مسئوليتك ..

تحديد المطلوب للسوق:

تحتاج لفترة تقوم فيها بالمرور على كثير من الشركات القائمة وملاحظة سلوكياتهم مع العملاء ونوعية البضاعة التي يقدمونها ومعرفة احتياجات العملاء المحتملين من خلال الملاحظة والمناقشة (يعني تحريات!)

الحصول على عملاء:

يمكنك الحصول على أسماء وعناوين العملاء وأرقام تليفوناتهم من خلال :

1- دليل الهاتف

2- شركات الشحن (وسيلة ممتازة ولكن يجب عليك تكوين علاقات جيدة مع الموظفين في شركات الشحن أولاً)

3- العلاقات الشخصية (المعارف والأصدقاء)

تحديد مستويات العملاء :

المستوى الأول :

العملاء المضمونين (الأصدقاء والمعارف)

المستوى الثاني :

العملاء المحتملين

المستوى الثالث :

العملاء المطلوب الوصول لهم وكل مستوى يجب عمل قوائم خاصة به تقوم بتسجيل بيانات العملاء فيها والتواصل معهم .

البضاعة :

ينصح بالتدرج في كمية البضاعة المخزنة ويمكن التركيز على الأكثر طلباً مع تدعيم المخزن بكميات قليلة من مختلف الأنواع التي ليس عليها طلب كبير وذلك لتشعر العميل بوجود كل ما يحتاجه عندك J .

مصادر البضاعة :-

المستوردين (في حالة طلب كميات كبيرة)-

شركات الجملة (في حالة طلب كميات صغيرة بسعر مناسب)

بالنسبة لأسواق الجملة :

يوجد في مصر العديد من أسواق الجملة الموجودة في المولات وخاصة المولات المشهورة مثل (سوق العصر – البستان – كمبيوسيتي ) ،

ويفضل الحصول على عنوان المكتب الرئيس للشركة التي تود التعامل معها والتوجه لها مباشرة نظراً لأن العاملون في المولات ومحلات البيع لا يملكون القدرة على إعطائك تخفيضات مناسبة ، كما أن علاقتك مع أصحاب الشركة مباشرة لها وقعها عليك وعليهم للحصول على الجديد والإحتكاك بكبار التجار .